仕事をしていると、無駄な会議に遭遇しませんか？
（ex.「会議が長い」「会議がいっぱい」「会議しているのに、何も決まらない」）
私の会社では、よく遭遇します。
しかも、質（たち）が悪いのは、無駄な会議のせいで、自分の仕事をしっかりできるのが定時後だったりします。
「会議のせいで残業しなければならない」では、本末転倒です。
これでは、何のための会議なのかわかりません。
私もいつしかこの様な無駄な会議に疑問を持ちました。
無駄な会議のパフォーマンスを上げること（効率化）はできないか？
会議を効率化することで、自分の仕事を楽にすることはできないか？
この記事では、私が実行し、会議のパフォーマンスを上げることが出来た簡単なコツを紹介します。
そもそも会議をする目的は「なに」？
会議をする目的は①「何かを決定する」、②「合意を得る」、③「情報を共有する」等です。
この①〜③に関係する、または影響を与える人以外は当たり前ですが、会議に参加する必要はありません。
しかし、私の会社では、参加する必要がない人が会議に出席したり、また(ほとんど)関係のない会議にも参加を呼んだりしています。
はっきり言って、その参加者は無駄な人たちです。
そんな人たちは会議に出ないで、別の仕事をする方が会社のためです。
（会議は出席するだけで、仕事をした気になってしまうので、注意です。）
会議を8分の１にする
会議は必ず「時間×出席者×回数＝所要時間」で考えてください。
例えば、会議（２時間×10人出席×２回）だと40時間です。
出席者の時給3,000円だとしたら、会社として12万円のコストが発生しています。
そのコストに見合ったリターンが、その会議から得れているかを冷静に判断しましょう。
私は、この様な会議のコストを気にしていない人が多い様に感じます。
会議の所要時間は少なかれば少ない方が絶対にいいのです。
（勿論、必要なコストですので、「０」にすることは不可能です。）
まずは、今の会議の「時間」「出席者」「回数」をそれぞれ半分を目指しましょう。
それだけで会議の所要時間を「８分の１(＝1/2×3)」にすることが出来ます。
（コストを大きく時間を削減できる。）
最終的に8分の１に出来なくてもそれを目指すだけで、会議の効率化を図れる筈です。
例えば出席者であれば、いつも発言をしない人や、自分のパソコンで別の仕事をしている人は、会議に不要ですので、削れます。
(会議の決定事項を共有するだけなら終了後5分で出来ますし、メールでも問題ありません。)
会議の「目的」と「主旨」を明確にする
会議が始まる前や開始時に、会議の「目的」と「主旨」を明確にしましょう。
これを明確化、共有することで、会議中の脱線を防ぎ、会議内容を充実化することが出来ます。
- 目的
会議を開催する中で、最終的に実現すること - 主旨
会議で何を行うか、何を決定するのか
これをしない会議は、「目的」「主旨」を参加者が勝手に自分勝手に解釈し、好き勝手に発言し、「何も決まらない会議」になってしまいます。
（結果、会議の時間も頻度も増加してしまいます。）
「目的」「主旨」を事前共有するだけで、会議の方向性が定まり、「価値のある会議」にすることが出来ます。
会議後のアクションは会議中に決定
会議中に「会議後のアクション」「それをいつまでに」「誰が行うのか」を決定しましょう。
これを行うことで、会議のやりっぱなしを防ぎ、その後のアクションに繋がる会議にできます。
私の会社でも、よくあることなのですが、これをしないと参加者がそれぞれ自分で都合の良い解釈をし、会議をしたのに物事が何も進まないということになります。
これこそ、会議をしたのに何も進まない「ムダ会議」の典型でしょう。
議事録は当日に出す
議事録は当日に出すことで、「会議のやりっぱなしを防止」することが出来ます。
また「時間と労力を最小限にする」ことが出来ます。
人の記憶は、時間が経つことで曖昧になります。
また会議より時間が経てば経つほど、議事録は体裁が整った物が求められます。
（議事録の体裁を整える時間が十二分にあったと、皆んなが無意識に思うため。）
上記の様に、議事録を出すのが遅くなればなるほど、議事録作成の難易度が上がってしまいます。
また議事録の体裁を必要以上に整えるのは、非効率です。
極論、会議で決定したことだけ分かり、それが関係者に共有出来ればOKと考えましょう。
当日（あるいは遅くても翌日午前中）であれば、必要なことが載っていれば、議事録として許容されるでしょう。
私もこの考えになってから、必要以上に体裁を整えたり、無駄に詳細にせず、「労力」「時間」を省略できる様になりました。
まとめ
会議が多すぎて、定時中に自分の仕事ができない。
会議で決めたことなのに、全然物事が進まない。
議事録を出すのが自分の負荷になっている。
この様に感じる方は、是非、この記事の方法を試してみてください。
難しいことは何もありません。
誰でもできる簡単なことです。
しかし、簡単な割には、なかなか効果を発揮してくれます。
コメント