わかりやすい文章の書き方！もっと上手な文章に！

「文章を書くのが苦手」「もっと上手な文章になりたい」。そう思ったことはないだろうか？

ビジネスパーソンの仕事では、メールや会議資料の作成と日常的に文章を書く必要があります。

「もっとわかりやすい文章を書く技術」を学びたい。

そんな人は是非、この記事を一読ください。

この記事を読めば、「もっと文章を上手にする」ことが可能です。「文章が上手」になれば、考えや思いも伝えやすくなります。

「文章が上手＝仕事ができる人の土台」なのです。

上記の法則を駆使することで、誰でも「わかりやすい文章」が書けるでしょう。

この記事は（株）ワンキャリア 取締役で、「職業人生の設計」「組織戦略」専門家の北野唯我の著書を参考にしています。

文章の目的が「相談」「共有」「意思決定」のどれかをまず伝える

文章の冒頭で、「文章の目的」を伝える（「目的ファースト」の法則）。

シンプルだが、これでかなりの問題を解決できます。シンプルなのに、これが出来ていない人は非常に多いです。

ビジネス文章の目的は、行き着くところ下記の３つに分類さます。

文章の冒頭に目的を書くだけで、受け手は「これから○○される」と予想ができ、ストレスがなくなるのです。

逆に最後まで目的がわからない起承転結はNG。

また会話では「①目的」を伝えるのと、併せて「②所要時間」も伝えましょう。受け手は重要でない事項に時間を取られたくないです。そのため、事前に所要時間を伝え、時間を取ることに納得してもらいましょう。

このように、受け手に対し、ある程度「話の予測」ができる状態を作る必要があります。

なぜなら、「話の行き先がわからない」状態は、受け手にとってストレスでしかないからです。目的や所要時間を冒頭に伝えることで、そのストレスを軽減させるのです。

文章には、結論である「動詞」を入れる

全ての文章に、必ず「動詞」を入れる。（動詞の法則）

書き手の「動詞」がない文章は何を求めているのかが不明瞭。結果、わかりにくい文章になるのです。

この文章を読んだだけでは、書き手が何をしたいのか全く分かりません。

そこに書き手の「動詞」を加えると下記のようになります。

動詞が加筆されたので、書き手の意図がわかりやすくなりました。

しかし、まだわかりづらさが残ります。そこで併せて使用するのが、上記で紹介した「目的ファーストの法則」です。

この文章における書き手の目的は「ご紹介」「共有＆ご相談」です。文章の冒頭に「文章の目的」伝えるのですから。

これで、文章はかなり読み手に伝わりやすくなりました。文章とは「動詞＝結果→そのほかのオマケの文章」という順番が、人間にとって理解しやすいのです。

迷ったら、とにかく一文を短く切る

とにかく文章は短く切る。（短文の法則）

「長い文章が書ける＝文章がうまい」ではない。「短文を書ける」ことこそが、文章作成のコツです。

「とにかく文章が苦手だ！」と言う人は、形容詞などは無視して、短文を目指すべきなのです。

下記の例を読んでみれば、長い文の方がわかりづらいと理解いただけるだろう。

「事実」と「解釈」は一文に混ぜない

「事実」と「解釈」は一文ずつ、合計2文に分けて書く。（事実と解釈分離の法則）

「事実」と「解釈」が混ざっている文章はわかりづらいのです。なぜなら、聞き手が「どこが事実」で「どこが解釈」かを判断しにくいからです。

「Before」も「After」も同じことを言っているのに、「事実」→「解釈」になっている「After」の方がわかりやすく感じます。

このように「事実」と「解釈」を2文に分けて書くだけで、一気に文章はわかりやすくなるのです。

まとめ

今回は「わかりやすい文章の書き方」について解説しました。

正直、実行するのは面倒くさいです。しかし、他の人がやらないからこそ、あなたの価値を上げてくれるのです。

まずはやってみてください。

また「わかりやすい文章の書き方」も大切ですが、仕事では「提案のレベルを上げる」ことも大事です。

以下では「提案のレベルの上げ方」について解説していますので、そちらの記事も是非とも読んでみてください。

参考文献は⏬。こちらも是非一読ください。必ずあなたの為になります。

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