わかりやすい文章の書き方!もっと上手な文章に!

仕事のコツ
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「文章を書くのが苦手」「もっと上手な文章になりたい」。そう思ったことはないだろうか?

ビジネスパーソンの仕事では、メールや会議資料の作成と日常的に文章を書く必要があります。

「もっとわかりやすい文章を書く技術」を学びたい。

そんな人は是非、この記事を一読ください。

この記事を読めば、「もっと文章を上手にする」ことが可能です。「文章が上手」になれば、考えや思いも伝えやすくなります。

「文章が上手=仕事ができる人の土台」なのです。

具体的な解決方法
  • 目的ファーストの法則
  • 動詞の法則
  • 短文の法則
  • 事実と解釈分離の法則

上記の法則を駆使することで、誰でも「わかりやすい文章」が書けるでしょう。

この記事は(株)ワンキャリア 取締役で、「職業人生の設計」「組織戦略」専門家の北野唯我の著書を参考にしています。

参考文献

『仕事の教科書 きびしい世界を生き抜く自分のつくりかた』北野唯我(2022年/日本図書センター)

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文章の目的が「相談」「共有」「意思決定」のどれかをまず伝える

文章の冒頭で、「文章の目的」を伝える(「目的ファースト」の法則)。

シンプルだが、これでかなりの問題を解決できます。シンプルなのに、これが出来ていない人は非常に多いです。

ビジネス文章の目的は、行き着くところ下記の3つに分類さます。

ビジネス文章の目的
  • 相談(=整理してほしいこと)
  • 共有(=知ってほしいこと)
  • 意思決定(=何かを決めてもらうこと)

文章の冒頭に目的を書くだけで、受け手は「これから○○される」と予想ができ、ストレスがなくなるのです。

逆に最後まで目的がわからない起承転結はNG。

また会話では「①目的」を伝えるのと、併せて「②所要時間」も伝えましょう。受け手は重要でない事項に時間を取られたくないです。そのため、事前に所要時間を伝え、時間を取ることに納得してもらいましょう。

このように、受け手に対し、ある程度「話の予測」ができる状態を作る必要があります。

なぜなら、「話の行き先がわからない」状態は、受け手にとってストレスでしかないからです。目的や所要時間を冒頭に伝えることで、そのストレスを軽減させるのです。

文章には、結論である「動詞」を入れる

全ての文章に、必ず「動詞」を入れる。(動詞の法則)

書き手の「動詞」がない文章は何を求めているのかが不明瞭。結果、わかりにくい文章になるのです。

Before:結論がないダメな文章例
  • いい文章の書き方について
  • 組織改変ミーティングについて

この文章を読んだだけでは、書き手が何をしたいのか全く分かりません。

そこに書き手の「動詞」を加えると下記のようになります。

After:「動詞」を入れた文章例
  • いい文章の書き方を「ご紹介」
  • 組織改変の進捗「共有&ご相談」

動詞が加筆されたので、書き手の意図がわかりやすくなりました。

しかし、まだわかりづらさが残ります。そこで併せて使用するのが、上記で紹介した「目的ファーストの法則」です

この文章における書き手の目的は「ご紹介」「共有&ご相談」です。文章の冒頭に「文章の目的」伝えるのですから。

After:「動詞」を入れた+「冒頭に目的」文章例
  • 【ご紹介】いい文章の書き方
  • 【共有&ご相談】組織改変の進捗

これで、文章はかなり読み手に伝わりやすくなりました。文章とは「動詞=結果→そのほかのオマケの文章」という順番が、人間にとって理解しやすいのです。

迷ったら、とにかく一文を短く切る

とにかく文章は短く切る。(短文の法則)

「長い文章が書ける=文章がうまい」ではない。「短文を書ける」ことこそが、文章作成のコツです。

「とにかく文章が苦手だ!」と言う人は、形容詞などは無視して、短文を目指すべきなのです。

短文の目安
  • 文字数はどれだけ多くても一文が40文字
  • できれば、その半分の、一文20字以内に抑える

下記の例を読んでみれば、長い文の方がわかりづらいと理解いただけるだろう。

Before:長い文の例

あなたは、何か文章を書くとき、「自分の書いた一文は何文字か」を意識したことがあるだろうか。(46文字)

After:短い文の例

あなたは意識したことがあるだろうか?「自分の書いた一文は何文字ぐらいか」を。(18文字+20文字)

「事実」と「解釈」は一文に混ぜない

「事実」と「解釈」は一文ずつ、合計2文に分けて書く。(事実と解釈分離の法則)

「事実」と「解釈」
  • 事実:ありのままに起きたこと。書き手の意味づけが「ない」情報
  • 解釈:事実に対して、書き手の意味づけが「ある」情報

「事実」と「解釈」が混ざっている文章はわかりづらいのです。なぜなら、聞き手が「どこが事実」で「どこが解釈」かを判断しにくいからです。

Before:「事実」と「解釈」が混ざっている例

大変、嬉しいことに売上目標が10億円のところ、必死の営業努力と市場環境の後押しによって、目標を大幅に達成し、今期の売上が11億円に達しました。

After:「事実」と「解釈」が分離した例

今期の売上は、目標10億円に対し、11億円に達しました。この理由は、必死の営業努力と市場環境の後押しの2つだと考えています。

「Before」も「After」も同じことを言っているのに、「事実」→「解釈」になっている「After」の方がわかりやすく感じます。

このように「事実」と「解釈」を2文に分けて書くだけで、一気に文章はわかりやすくなるのです。

まとめ

今回は「わかりやすい文章の書き方」について解説しました。

正直、実行するのは面倒くさいです。しかし、他の人がやらないからこそ、あなたの価値を上げてくれるのです。

まずはやってみてください。

また「わかりやすい文章の書き方」も大切ですが、仕事では「提案のレベルを上げる」ことも大事です。

以下では「提案のレベルの上げ方」について解説していますので、そちらの記事も是非とも読んでみてください。

参考文献は⏬。こちらも是非一読ください。必ずあなたの為になります。

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